<div dir="ltr"><div class="gmail_quote"><div style="word-wrap:break-word"><div><blockquote type="cite"><div><br></div><div style="margin-top:0px;margin-right:0px;margin-bottom:0px;margin-left:0px"><span style="font-family:-webkit-system-font,Helvetica Neue,Helvetica,sans-serif;color:rgba(0,0,0,1.0)"><b>From: </b></span><span style="font-family:-webkit-system-font,Helvetica Neue,Helvetica,sans-serif">Aran Lewis &lt;<a href="mailto:A.Lewis@MDX.AC.UK" target="_blank">A.Lewis@MDX.AC.UK</a>&gt;<br></span></div><div style="margin-top:0px;margin-right:0px;margin-bottom:0px;margin-left:0px"><span style="font-family:-webkit-system-font,Helvetica Neue,Helvetica,sans-serif;color:rgba(0,0,0,1.0)"><b>Subject: </b></span><span style="font-family:-webkit-system-font,Helvetica Neue,Helvetica,sans-serif"><b>Re: Kudos to Oxford for &quot;Act On Acceptance&quot; System for HEFCE/REF2020</b><br></span></div><div style="margin-top:0px;margin-right:0px;margin-bottom:0px;margin-left:0px"><span style="font-family:-webkit-system-font,Helvetica Neue,Helvetica,sans-serif;color:rgba(0,0,0,1.0)"><b>Date: </b></span><span style="font-family:-webkit-system-font,Helvetica Neue,Helvetica,sans-serif">August 19, 2015 at 12:10:10 PM GMT-4<br></span></div><div style="margin-top:0px;margin-right:0px;margin-bottom:0px;margin-left:0px"><span style="font-family:-webkit-system-font,Helvetica Neue,Helvetica,sans-serif;color:rgba(0,0,0,1.0)"><b>To: </b></span><span style="font-family:-webkit-system-font,Helvetica Neue,Helvetica,sans-serif"><a href="mailto:JISC-REPOSITORIES@JISCMAIL.AC.UK" target="_blank">JISC-REPOSITORIES@JISCMAIL.AC.UK</a><br></span></div><div style="margin-top:0px;margin-right:0px;margin-bottom:0px;margin-left:0px"><span style="font-family:-webkit-system-font,Helvetica Neue,Helvetica,sans-serif"><br></span></div><br><div><div style="font-family:Helvetica;font-size:12px;font-style:normal;font-variant:normal;font-weight:normal;letter-spacing:normal;line-height:normal;text-align:start;text-indent:0px;text-transform:none;white-space:normal;word-spacing:0px"><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">“Now all that&#39;s needed in order to monitor and ensure compliance is to make the date-of-acceptance (year, month, day) field in the Oxford repository (ORA) a mandatory field ”<u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"> </span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Middlesex University Research Repository has introduced this feature with the help of our excellent hosting and support service at ULCC, who provided the multiple date solution we are using. Full acceptance date is now a mandatory field in our Eprints repository for articles and conference papers. Our explanation to depositors is here -<span> </span><a href="https://mdxrepos.wordpress.com/2015/08/07/repository-changes-for-post-2014-ref/" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank">https://mdxrepos.wordpress.com/2015/08/07/repository-changes-for-post-2014-ref/</a>. So far depositors have complied without complaint – we’ll see if that continues when the majority come back from their holidays! At least we know it works, as deposits have continued, and we can monitor and report regularly and efficiently on compliance.<u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"> </span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Regards, Aran Lewis<u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Senior Cataloguer and Repository Manager<u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Sheppard Library<u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Middlesex University<u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">The Burroughs<u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">London NW4 4BT<u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"> </span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">020 8411 2115 (Mon, Wed, Fri)<u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">020 8767 3516 (Tue, Thu)<u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">a.lewis[at]<a href="http://mdx.ac.uk/" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank">mdx.ac.uk</a><u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"> </span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><a href="http://eprints.mdx.ac.uk/" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank"><span style="color:blue">http://eprints.mdx.ac.uk</span></a><u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"> </span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><b><span lang="EN-US" style="font-size:10pt;font-family:Tahoma,sans-serif">From:</span></b><span lang="EN-US" style="font-size:10pt;font-family:Tahoma,sans-serif"><span> </span><b><span> </span></b>Stevan Harnad<br><b>Sent:</b><span> </span>12 August 2015 15:33<br><b>To:</b><span> </span><a href="mailto:JISC-REPOSITORIES@JISCMAIL.AC.UK" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank">JISC-REPOSITORIES@JISCMAIL.AC.UK</a><br><b>Subject:</b><span> </span>Kudos to Oxford for &quot;Act On Acceptance&quot; System for HEFCE/REF2020<u></u><u></u></span></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><u></u> <u></u></div><div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:rgb(51,51,51)">Kudos to the University of Oxford! </span><u></u><u></u></div><div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><u></u> <u></u></div></div><div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:rgb(51,51,51)">Although the Oxford </span><a href="http://openaccess.ox.ac.uk/wp-uploads/2013/03/Statement-on-Open-Access-at-the-University-of-Oxford-Approved-by-Council-on-11-March-2013.pdf" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank"><span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:rgb(0,51,102)">2013</span></a><span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:rgb(51,51,51)"> &quot;Statement on Open Access&quot; had been rather weak and vague, it has now been reinforced by<span> </span><i>Open Access Oxford</i>&#39;s </span><a href="http://openaccess.ox.ac.uk/oxford-prepares-for-act-on-acceptance/" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank"><span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:rgb(0,51,102)">2015</span></a> <span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:rgb(51,51,51)">system for implementing </span><a href="https://www.google.ca/webhp?tbm=blg&amp;gws_rd=cr&amp;ei=j1LLVayoLMX2-AGVkaiADw#tbm=blg&amp;q=hefce+ref+site:openaccess.eprints.org" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank"><span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:rgb(0,51,102)">HEFCE/REF2020</span></a><span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:rgb(51,51,51)">, and this time it&#39;s the optimal system. <br><br>Now all that&#39;s needed in order to monitor and ensure compliance is to <strong><i><span style="font-family:Verdana,sans-serif">make the date-of-acceptance (year, month, day) field in the Oxford repository (<a href="http://roar.eprints.org/992/" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank"><span style="color:rgb(0,51,102)">ORA</span></a>) a mandatory field</span></i></strong> (and advise authors to make sure to retain their acceptance letter for possible audit). <br><br>The repository software can then calculate the (likewise mandatory) deposit date D and the Acceptance date A and subtract D - A. <strong><i><span style="font-family:Verdana,sans-serif">If D - A &lt; 3 (months) then the article is HEFCE-compliant and eligible for REF2020. </span></i></strong><b><i><br></i></b><br>If D - A &gt; 3 then the author is alerted that the article risks not being eligible for REF2020 and that for future articles D - A must be less than 3 months. <br><br><strong><i><span style="font-family:Verdana,sans-serif">Automated D-A monitoring and feedback to authors should be continuous and immediate.</span></i></strong><br><br>HEFCE/REF2020 will probably be flexible about the start-up 1-2 years, but not longer than that. Oxford is right to get the system in place as early as possible. </span><u></u><u></u></div><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:rgb(51,51,51)">Vincent-Lamarre, Philippe, Boivin, Jade, Gargouri, Yassine, Larivière, Vincent and Harnad, Stevan (2015) <a href="http://eprints.soton.ac.uk/370203" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank"><span style="color:rgb(0,51,102)">Estimating Open Access Mandate Effectiveness: I. The MELIBEA Score</span></a>. <em><span style="font-family:Verdana,sans-serif">Journal of the  Association for Information Science and Technology (JASIST)</span></em> (2015, in press) /<br><br>Swan, Alma; Gargouri, Yassine; Hunt, Megan; &amp; Harnad, Stevan (2015) <a href="http://eprints.soton.ac.uk/375854/" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank"><span style="color:rgb(0,51,102)">Open Access Policy: Numbers, Analysis, Effectiveness</span></a>. <em><span style="font-family:Verdana,sans-serif">Pasteur4OA Workpackage 3 Report</span></em>. <u></u><u></u></span></div><blockquote style="margin-top:5pt;margin-bottom:5pt"><blockquote style="margin-top:5pt;margin-bottom:5pt"><div style="margin:0cm 0cm 0.0001pt;font-size:12pt;font-family:&#39;Times New Roman&#39;,serif"><strong><i><span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:rgb(51,51,51)"><a href="http://openaccess.ox.ac.uk/oxford-prepares-for-act-on-acceptance/" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank"><span style="color:rgb(0,51,102)">Oxford prepares for ‘Act on Acceptance’</span></a></span></i></strong><i><span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:rgb(51,51,51)"><br><br>We are continuing as planned with preparations for a single, simple message for open access: Act on Acceptance. Over the summer, we are putting in place mechanisms to ensure all researchers employed by the collegiate University are able to deposit their article manuscripts in our repository <a href="http://ora.ox.ac.uk/" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank"><span style="color:rgb(0,51,102)">ORA</span></a> within 3 months of acceptance by the journal - to meet HEFCE’s OA requirements and the general push to improve the accessibility of research.<br><br>Research Services, the Libraries and IT Services are in the middle of this work, and will be producing materials and guidance for departments &amp; researchers from Autumn 2015. This is when our campaign around ‘act on acceptance’ will begin so as to be ready for HEFCE’s policy start date of 1 April 2016. We will provide further information later in the summer.<br><br>If you have any questions please contact our email helpline: <a href="http://openaccess.eprints.org/open-access-enquiries@bodleian.ox.ac.uk" style="color:purple;text-decoration:underline" target="_blank"><span style="color:rgb(0,51,102)">open-access-enquiries@bodleian.ox.ac.uk</span></a>.</span></i></div></blockquote></blockquote></div></div></div></div></blockquote></div><br></div></div><br></div>