<html><body>
<p><font size="2" face="sans-serif">Hi,</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">Peter West and we had just finished a project in which we redesigned the functionality of the Coversheets plugin. Main features:</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">- Administration of the Coversheet templates is now in Admin &gt; System Tools &gt; Manage Coversheets</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">- The coversheet process is triggered either when the document is moved from review to archive, or upon the first download. We hope that with this, the load on the server is reduced a lot. The indexer is not engaged anymore.</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">- There is a button &quot;Apply Coversheet&quot; in Admin &gt; System Tools that allows to trigger the coversheet process manually.</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">- The coversheeted document is a volatile document - the original document remains untouched (be prepared to have doubled diskspace for your documents).</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">- There is also a script that allows to apply coversheets in batch.</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">- Instead of OpenOffice, we use LaTeX. We decided to do so because of several reasons: </font><br>
<font size="2" face="sans-serif">&nbsp; &nbsp;. Especially in the Faculty of Science, we have many documents from high energy physics and mathematics with mathematical typesetting both in the titles and the abstract. These are rendered now correctly and also can be indexed by search engines.</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">&nbsp; &nbsp;. Links can be rendered so that they are clickable</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">&nbsp; &nbsp;. Images such as license batches from Creative Commons can be included dynamically and added with a clickable link</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">Example: </font><a href="http://www.zora.uzh.ch/121139/"><font size="2" face="sans-serif">http://www.zora.uzh.ch/121139/</font></a><font size="2" face="sans-serif">&nbsp;</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">Best regards,</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">Martin</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">--</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">Dr. Martin Brändle</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">Zentrale Informatik</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">Universität Zürich</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">Stampfenbachstr. 73</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">CH-8006 Zürich</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">mail: martin.braendle@id.uzh.ch</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">phone: +41 44 63 56705</font><br>
<font size="2" face="sans-serif">fax: +41 44 63 54505</font><br>
<font size="2" face="sans-serif"><a href="http://www.zi.uzh.ch">http://www.zi.uzh.ch</a></font><br>
<br>
<img width="16" height="16" src="cid:1__=4EBBF524DFB0AF8C8f9e8a93df9@lotus.uzh.ch" border="0" alt="Inactive hide details for John Salter ---11/05/2016 14:11:01---Hi Annette, I think &quot;Admin &gt; Manage Records &gt; Coversheets &quot; migh"><font size="2" color="#424282" face="sans-serif">John Salter ---11/05/2016 14:11:01---Hi Annette, I think &quot;Admin &gt; Manage Records &gt; Coversheets &quot; might be slightly misleading.</font><br>
<br>
<font size="1" color="#5F5F5F" face="sans-serif">Von:        </font><font size="1" face="sans-serif">John Salter &lt;J.Salter@leeds.ac.uk&gt;</font><br>
<font size="1" color="#5F5F5F" face="sans-serif">An:        </font><font size="1" face="sans-serif">&quot;eprints-tech@ecs.soton.ac.uk&quot; &lt;eprints-tech@ecs.soton.ac.uk&gt;</font><br>
<font size="1" color="#5F5F5F" face="sans-serif">Datum:        </font><font size="1" face="sans-serif">11/05/2016 14:11</font><br>
<font size="1" color="#5F5F5F" face="sans-serif">Betreff:        </font><font size="1" face="sans-serif">Re: [EP-tech] Problems with the Coversheets plugin</font><br>
<font size="1" color="#5F5F5F" face="sans-serif">Gesendet von:        </font><font size="1" face="sans-serif">eprints-tech-bounces@ecs.soton.ac.uk</font><br>
<hr width="100%" size="2" align="left" noshade style="color:#8091A5; "><br>
<br>
<br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">Hi Annette,</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">I think “</font><font size="2" face="Calibri">Admin &gt; Manage Records &gt; Coversheets “ </font><font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">might be slightly misleading.</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">For us, as an admin user, in the EPrints toolbar (with the ‘Logged in as xxx user’ message in it), there’s a link to ‘Manage records’. Can you see this?</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">If you can, the ‘Coversheets’ option should be in there.</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">You can create quite complex coversheets (the coversheet document itself), and complex rules to govern what they apply to.</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">The coversheets have a priority – so you can have e.g.</font>
<ul style="padding-left: 36pt"><font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">1. &nbsp; &nbsp; &nbsp; a transport studies working paper gets coversheet A</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">2. &nbsp; &nbsp; &nbsp; other working papers get coversheet B</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">3. &nbsp; &nbsp; &nbsp; other transport studies items get coversheet C</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">4. &nbsp; &nbsp; &nbsp; other items get coversheet D</font></ul>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">For White Rose, we have different coversheets depending on which of the three institutions an item has been created by – using the institutional logo as well as the White Rose one.</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">When someone downloads an item that *</font><font size="2" color="#1F497D" face="Calibri"><b>could</b></font><font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">* be coversheeted, the plugin creates a coversheet event (make sure your indexer is running), and a coversheeted version of the document is created when that event is run.</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">Once the coversheeted document has been created, subsequent downloads will present that version.</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">One word of warning: PDF readers in browsers can be quite good at caching &nbsp;PDFs (it can be tricky to reload a PDF once you get it!). As the coversheet plugin returns different content for the same URL (depending on the coversheeted version being available), you may need to trick the browswer/PDF viewer into reloading it. I’ve found appending a query-string to the filename to be the easiest:</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">Document URL: </font><a href="http://your.repo/123/1/document.pdf"><font size="2" color="#0563C1" face="Calibri"><u>http://your.repo/123/1/document.pdf</u></font></a><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">To reload: </font><a href="http://your.repo/123/1/document.pdf?a"><font size="2" color="#0563C1" face="Calibri"><u>http://your.repo/123/1/document.pdf?a</u></font></a><font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">If you need to reload again, change ?a to ?b; ?c…</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">Hope that makes some sense – I can provide some screenshots if that would be useful.</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">Cheers,</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">John</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" color="#1F497D" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" face="Calibri"><b>From:</b></font><font size="2" face="Calibri">&nbsp;eprints-tech-bounces@ecs.soton.ac.uk [</font><font size="2" face="Calibri"><a href="mailto:eprints-tech-bounces@ecs.soton.ac.uk">mailto:eprints-tech-bounces@ecs.soton.ac.uk</a></font><font size="2" face="Calibri">] </font><font size="2" face="Calibri"><b>On Behalf Of </b></font><font size="2" face="Calibri">Annette Moore</font><font size="2" face="Calibri"><b><br>
Sent:</b></font><font size="2" face="Calibri">&nbsp;09 May 2016 19:27</font><font size="2" face="Calibri"><b><br>
To:</b></font><font size="2" face="Calibri">&nbsp;eprints-tech@ecs.soton.ac.uk</font><font size="2" face="Calibri"><b><br>
Subject:</b></font><font size="2" face="Calibri">&nbsp;[EP-tech] Problems with the Coversheets plugin</font><br>
<font size="2" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" face="Calibri">Hi </font><br>
<font size="2" face="Calibri">We are currently trying to install the Coversheets plugin and following through on the Wiki guidelines for Coversheets at</font><br>
<a href="http://wiki.eprints.org/w/Coversheets"><font size="2" color="#0563C1" face="Calibri"><u>http://wiki.eprints.org/w/Coversheets</u></font></a><font size="2" face="Calibri">&nbsp;. &nbsp; Despite installing OpenOffice and the various other dependencies, we are still not seeing the options under Admin &gt; Manage Records &gt; Coversheets to </font><font size="2" face="Calibri"><b><i>Create New Coversheet or to upload a template</i></b></font><font size="2" face="Calibri">. &nbsp;Has anyone else experienced problems installing Coversheets and getting them up and running? &nbsp;Could anyone send me a screenshot from the Coversheet page or explain the options that should be available for adding coversheets. &nbsp;Whilst our IT team are working on installing the plugin, in the Library we are customising the template but it would be very helpful to understand how much flexibility there is in choice of a template. &nbsp;For example, if creating a template to be used with certain Item Types, is the coversheet added automatically at the point of uploading a document or does this happen on the fly when I pdf is downloaded? &nbsp;Is there an option to override the default template associated with an Item Type and select a different template?</font><br>
<font size="2" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" face="Calibri">Thanks in advance,</font><br>
<font size="2" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" face="Calibri">Annette</font><br>
<font size="2" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" face="Calibri">Annette Moore</font><br>
<font size="2" face="Calibri">Technical Services Librarian</font><br>
<font size="2" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" face="Calibri">The Library</font><br>
<font size="2" face="Calibri">University of Sussex</font><br>
<font size="2" face="Calibri">Brighton</font><br>
<font size="2" face="Calibri">BN1 9QL</font><br>
<font size="2" face="Calibri">&nbsp;</font><br>
<font size="2" face="Calibri">T:01273 877046</font><br>
<font size="2" face="Calibri">E:a.moore@sussex.ac.uk</font><br>
<font size="2" face="Calibri">&nbsp;</font><tt><font size="2">*** Options: </font></tt><tt><font size="2"><a href="http://mailman.ecs.soton.ac.uk/mailman/listinfo/eprints-tech">http://mailman.ecs.soton.ac.uk/mailman/listinfo/eprints-tech</a></font></tt><tt><font size="2"><br>
*** Archive: </font></tt><tt><font size="2"><a href="http://www.eprints.org/tech.php/">http://www.eprints.org/tech.php/</a></font></tt><tt><font size="2"><br>
*** EPrints community wiki: </font></tt><tt><font size="2"><a href="http://wiki.eprints.org/">http://wiki.eprints.org/</a></font></tt><tt><font size="2"><br>
*** EPrints developers Forum: </font></tt><tt><font size="2"><a href="http://forum.eprints.org/">http://forum.eprints.org/</a></font></tt><tt><font size="2"><br>
</font></tt><br>
</body></html>