<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN">
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        font-family: Calibri;
}
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<BODY lang=EN-GB link=blue vLink=purple>
<DIV dir=ltr align=left><SPAN class=293421009-25012013><FONT color=#000080 
size=2 face=Arial>Hi,</FONT></SPAN></DIV>
<DIV dir=ltr align=left><SPAN class=293421009-25012013><FONT color=#000080 
size=2 face=Arial>We also have a 'visibility' setting on documents that, to the 
best of my knowledge, makes it seem as though the document doesn't exist, except 
to admins through the admin interface and perhaps the owner through their manage 
deposits view. No links, no thumbnails, no OAI-PMH, no search, no export.&nbsp; 
We tend to use this option to retain the original version of an item submitted 
to us if, for instance, it was submitted as a word document, then that would be 
attached, hidden, and a PDF version document&nbsp;made available 
(visible)&nbsp;attached to&nbsp;the same eprint.</FONT></SPAN></DIV>
<DIV dir=ltr align=left><SPAN class=293421009-25012013><FONT color=#000080 
size=2 face=Arial>I think, if we were to try to make available a low-res version 
of an item where we wanted the original hidden, we would use this same principle 
and attach both versions , one hidden and one visible.</FONT></SPAN></DIV>
<DIV dir=ltr align=left><SPAN class=293421009-25012013><FONT color=#000080 
size=2 face=Arial></FONT></SPAN>&nbsp;</DIV>
<DIV dir=ltr align=left><SPAN class=293421009-25012013><FONT color=#000080 
size=2 face=Arial>Cheers,</FONT></SPAN></DIV>
<DIV dir=ltr align=left><SPAN class=293421009-25012013><FONT color=#000080 
size=2 face=Arial>Alan</FONT></SPAN></DIV><BR>
<DIV dir=ltr lang=en-us class=OutlookMessageHeader align=left>
<HR tabIndex=-1>
<FONT size=2 face=Tahoma><B>From:</B> John Salter [mailto:J.Salter@leeds.ac.uk] 
<BR><B>Sent:</B> 24 January 2013 17:39<BR><B>To:</B> 
eprints-tech@ecs.soton.ac.uk<BR><B>Subject:</B> [EP-tech] Document security 
requirements<BR></FONT><BR></DIV>
<DIV></DIV>
<DIV class=WordSection1>
<P class=MsoNormal>Hi,<o:p></o:p></P>
<P class=MsoNormal>In our repository, we have a security option for documents 
which allows us to &#8216;hide&#8217; them.<o:p></o:p></P>
<P class=MsoNormal>Currently, this means not exposing them in any public 
interface &#8211; abstract pages, OAI-PMH, Export options, &lt;head&gt; content in 
webpages, search results.<o:p></o:p></P>
<P class=MsoNormal><o:p>&nbsp;</o:p></P>
<P class=MsoNormal>I&#8217;m aware that at least one other institution has this type 
of function in place (see Matt Brady&#8217;s message from earlier this week), and I&#8217;m 
wondering if other repositories have similar needs?<o:p></o:p></P>
<P class=MsoNormal><o:p>&nbsp;</o:p></P>
<P class=MsoNormal>I&#8217;ve been trying to work out what the characteristics of this 
type of document might be:<o:p></o:p></P>
<P style="TEXT-INDENT: -18pt; mso-list: l0 level1 lfo1" class=MsoListParagraph><![if !supportLists]><SPAN 
style="mso-list: Ignore">1.<SPAN 
style="FONT: 7pt 'Times New Roman'">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 
</SPAN></SPAN><![endif]>Index? (yes/no)<o:p></o:p></P>
<P style="TEXT-INDENT: -18pt; mso-list: l0 level1 lfo1" class=MsoListParagraph><![if !supportLists]><SPAN 
style="mso-list: Ignore">2.<SPAN 
style="FONT: 7pt 'Times New Roman'">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 
</SPAN></SPAN><![endif]>Thumbnail? (Yes/no/only certain sizes)<o:p></o:p></P>
<P style="TEXT-INDENT: -18pt; mso-list: l0 level1 lfo1" class=MsoListParagraph><![if !supportLists]><SPAN 
style="mso-list: Ignore">3.<SPAN 
style="FONT: 7pt 'Times New Roman'">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 
</SPAN></SPAN><![endif]>Allow access to thumbnails?<o:p></o:p></P>
<P style="TEXT-INDENT: -18pt; mso-list: l0 level1 lfo1" class=MsoListParagraph><![if !supportLists]><SPAN 
style="mso-list: Ignore">4.<SPAN 
style="FONT: 7pt 'Times New Roman'">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 
</SPAN></SPAN><![endif]>Visible to authenticated users?<o:p></o:p></P>
<P style="TEXT-INDENT: -18pt; mso-list: l0 level1 lfo1" class=MsoListParagraph><![if !supportLists]><SPAN 
style="mso-list: Ignore">5.<SPAN 
style="FONT: 7pt 'Times New Roman'">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 
</SPAN></SPAN><![endif]>Visible to editors / admins?<o:p></o:p></P>
<P style="TEXT-INDENT: -18pt; mso-list: l0 level1 lfo1" class=MsoListParagraph><![if !supportLists]><SPAN 
style="mso-list: Ignore">6.<SPAN 
style="FONT: 7pt 'Times New Roman'">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 
</SPAN></SPAN><![endif]>Accessible to users with certain characteristics (e.g. 
add a &#8216;groups&#8217; element to the user data object, and allow anyone in a certain 
group to access material).<o:p></o:p></P>
<P class=MsoNormal><o:p>&nbsp;</o:p></P>
<P class=MsoNormal>Some of our content is high-res tifs &#8211; that we don&#8217;t want 
publically accessible, but the thumbnails (low/medium res versions) will be 
available to all.<o:p></o:p></P>
<P class=MsoNormal><o:p>&nbsp;</o:p></P>
<P class=MsoNormal>What are your thoughts on the above?<o:p></o:p></P>
<P class=MsoNormal>Do you have any needs in this area?<o:p></o:p></P>
<P class=MsoNormal>Are there other characteristics that you might want to 
add?<o:p></o:p></P>
<P class=MsoNormal><o:p>&nbsp;</o:p></P>
<P class=MsoNormal>Cheers,<o:p></o:p></P>
<P class=MsoNormal>John<o:p></o:p></P></DIV><p><br>
-- <br>
The Open University is incorporated by Royal Charter (RC 000391), an exempt charity in England &amp; Wales and a charity registered in Scotland (SC 038302).</p></BODY></HTML>