<div dir="ltr"><blockquote style="margin:0px 0px 0px 40px;border:none;padding:0px"><br></blockquote><div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex">On May 1, 2015, at 7:30 AM, Wise, Alicia (ELS-OXF) &lt;<a href="mailto:A.Wise@elsevier.com">A.Wise@elsevier.com</a>&gt; wrote:<br class=""><span class="">Dear Stevan –<br></span> <br>Elsevier supports the need for researchers to share their research and collaborate effectively. In light of the recent <a href="http://www.stm-assoc.org/stm-consultations/scn-consultation-2015/" class="" style="color:purple">STM consultation on the principles for article sharing,</a><span class="" style="color:rgb(31,73,125)"> </span>I wanted to reach out to you directly to let you know about some changes we are making which will enable Elsevier published content to be shared more widely. To underpin these efforts we have updated our approach – informed by very constructive input from institutions, authors and funders we work with - and are now launching new guidelines. I invite you to read our article <a href="https://www.elsevier.com/about/policies/hosting/_nocache" class="" style="color:purple">hosting</a> and <a href="http://www.elsevier.com/about/policies/article-posting-policy" class="" style="color:purple">article sharing</a> guidelines on <a href="http://elsevier.com/" class="" style="color:purple">Elsevier.com</a>.<br> <br>We have published an <a href="http://www.elsevier.com/connect/elsevier-updates-its-policies-perspectives-and-services-on-article-sharing" class="" style="color:purple">article on Elsevier Connect</a>, our online communication platform to explain some further details behind the changes and the new technologies and exciting pilots we are deploying to facilitate sharing. <span class="">As always, we welcome comments or suggestions, and are happy to discuss any questions or concerns.  Please do not hesitate to contact me. <br></span> <br><span class="">With very kind wishes,<br></span><span class=""> <br></span><span class="">Alicia<br></span><span class=""> <br></span><span class="">Key highlights</span><ul type="disc" class="" style="margin-bottom:0in;margin-top:0in"><li class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 2.35pt;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">We continue to support sharing of preprints, accepted manuscripts, and final publications and provide simple guidelines for authors about how they can share at each stage of their workflow.</li></ul><ul type="disc" class="" style="margin-bottom:0in;margin-top:0in"><li class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 2.35pt;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">We are providing a range of options for researchers to share their work publicly, including a new<span class="" style="font-size:12pt;font-family:Arial,sans-serif"><a href="http://www.elsevier.com/journal-authors/share-link" class="" style="color:purple"><span class="" style="font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">Share Links</span></a></span> service which provides 50 days free access to the final article on ScienceDirect.   </li></ul><ul type="disc" class="" style="margin-bottom:0in;margin-top:0in"><li class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 2.35pt;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">We are making it clear that we want to work with hosting platforms, such as institutional repositories, to make sharing easy and seamless for researchers.  We will no longer require an agreement with institutional repositories and instead clarify that self-archived accepted manuscripts can be used under a CC-BY-NC-ND license and that they can be hosted and shared privately during the embargo and publically shared after embargo. </li></ul><ul type="disc" class="" style="margin-bottom:0in;margin-top:0in"><li class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 2.35pt;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif">We are also providing a wider range of ways for researchers to share their work privately during the journal’s embargo period, such as in private workgroups on sites such as Mendeley and MyScienceWork.</li></ul> <br><span class="" style="font-size:10pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(127,127,127)">Dr Alicia Wise<br></span><span class="" style="font-size:10pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(127,127,127)">Director of Access and Policy<br></span><span class="" style="font-size:10pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(255,153,0)">Elsevier </span><span class="" style="font-size:10pt;font-family:Arial,sans-serif;color:gray">I The Boulevard I Langford Lane I Kidlington I Oxford I OX5 1GB<br></span><span class="" style="font-size:10pt;font-family:Arial,sans-serif;color:gray">M: +44 (0) 7823 536 826 I E: <a href="mailto:a.wise@elsevier.com" class="" style="color:purple">a.wise@elsevier.com<br></a></span><b class=""><span class="" style="font-size:10pt;font-family:Arial,sans-serif;color:gray">Twitter: @wisealic<br></span></b> </blockquote><div><br></div><div>Dear Alicia,</div><div><br></div><div>I&#39;ve looked over the latest Elsevier revision of its policy on author OA self-archiving, as requested. </div><div><br></div><div>The essential points of the latest policy revision are two:</div><div><br></div></div><blockquote style="margin:0px 0px 0px 40px;border:none;padding:0px"><div><div><b>I.</b> Elsevier still endorses both immediate-deposit and immediate-OA, for the pre-refereeing preprint, anywhere (author&#39;s institutional home page, author&#39;s institutional repository, Arxiv, etc.). </div></div><div><div><br></div></div><div><div><b>II.</b> Elsevier still endorses immediate-deposit and immediate-OA for the refereed postprint on the author&#39;s home page or in Arxiv, <i>but not immediate-OA in the author&#39;s institutional repository, where OA is embargoed.</i></div></div></blockquote><div><div><br></div><div>You asked for my comments. Here they are:</div><div><br></div><div>(1) Elsevier should state quite explicitly that its latest revision of its policy on author OA self-archiving has taken a very specific step backward from the policy first adopted in <a href="http://users.ecs.soton.ac.uk/harnad/Hypermail/Amsci/3771.html">2004</a>:</div><div><br></div></div><blockquote style="margin:0 0 0 40px;border:none;padding:0px"><div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Times;font-size:medium"><i>An author may post his version of the final paper on his personal web site </i></span></div></div><div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Times;font-size:medium"><i>and on his institution&#39;s web site (including its institutional respository). </i></span></div></div><div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Times;font-size:medium"><i>Each posting should include the article&#39;s citation and a link to the </i></span></div></div><div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Times;font-size:medium"><i>journal&#39;s home page (or the article&#39;s DOI). The author does not need our </i></span></div></div><div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Times;font-size:medium"><i>permission to do this, but any other posting (e.g. to a repository </i></span></div></div><div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Times;font-size:medium"><i>elsewhere) would require our permission. By &quot;his version&quot; we are referring </i></span></div></div><div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Times;font-size:medium"><i>to his Word or Tex file, not a PDF or HTML downloaded from ScienceDirect - </i></span></div></div><div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Times;font-size:medium"><i>but the author can update his version to reflect changes made during the </i></span></div></div><div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Times;font-size:medium"><i>refereeing and editing process. Elsevier will continue to be the single, </i></span></div></div><div><div><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:Times;font-size:medium"><i>definitive archive for the formal published version. </i></span></div></div></blockquote><div><div><br></div><div>Elsevier has withdrawn its endorsement of immediate-OA in the author&#39;s institutional repository. It&#39;s best not to try to conceal this in language that makes it sound as if Elsevier is taking positive steps in response to the demand for OA.</div><div><br></div><div>(2) The distinction between the author&#39;s institutional home page and the author&#39;s institutional repository is completely arbitrary and empty. Almost no one consults either a home page or a repository directly. The deposits and links are simply <i>harvested</i> by Google and Google Scholar (and other harvesters), and that&#39;s where users search and retrieve them. (Hence all an institution need do is designate the institutional disk sector containing the author&#39;s publicatiosn in the &quot;repository&quot; to be part of the author&#39;s &quot;home page.&quot;)</div><div><br></div><div>(3) If an author (foolishly) decides to comply with an Elsevier OA embargo, there is the automated copy-request Button, with which the author can provide a copy almost-immediately, with one click from the requestor and one click from the author. (Elsevier&#39;s reputation is not enhanced by the fact that many users and authors will now have to do two extra clicks to get a copy, because Elsevier was not happy to let them do it with one click.)</div><div><br></div><div>My advice is accordingly to go back to the original 2004 policy. You had it right the first time. The rest has only muddied Elsevier&#39;s reputation.</div><div><br></div><div>With best wishes,</div><div><br></div><div>Stevan</div><div><div class="" style="font-family:Helvetica;font-size:12px"><div class="" style="margin:0in 0in 0.0001pt;font-size:11pt;font-family:Calibri,sans-serif"><span class="" style="font-size:12pt;font-family:Arial,sans-serif;color:gray"></span></div></div></div></div></div>