<font size="2"><font face="trebuchet ms,sans-serif">[Forwarding from Sue Ashby, via the JISC-Repositories list.  --Peter Suber.]<br></font></font><br><div class="gmail_quote"><br>Dear all,<br>
<br>
In November I sent out a somewhat lengthy questionnaire addressed to UK<br>
HE institutions who use EPrints for their institutional repository.  I<br>
had seven responses, which have provided us with some valuable pointers<br>
for formulating our own policies and practices.  We are extremely<br>
grateful for the time taken by respondents to help us in this matter.  I<br>
provide a summary of the responses below:<br>
<br>
What terminology do you use to refer to your institutional repository?<br>
Three institutions use some sort of acronyms, and overall there is a<br>
variety of terminology: repository; research repository; EPrints;<br>
electronic collection; research online; central archive.<br>
<br>
Who is in overall charge of the IR?/Is this a dedicated post or extra<br>
duty?<br>
A wide variety of set-ups.  Three institutions have a dedicated post:<br>
one has a background in bibliographic database design rather than<br>
librarianship; one is funded by the Research School rather than the<br>
Library, on a fixed-term basis; one is based in the Planning Support<br>
Office.  Where not a dedicated post, post-holders have titles such as<br>
E-Resources Manager; Research Support Specialist; Technical Development<br>
Manager.  Report is variously to Technical Services Manager; Head of<br>
Content Development and Head of Learning and Research Support;<br>
Librarian; Deputy Director (Academic Services).<br>
<br>
What grade of staff do the day-to-day work?<br>
Reported grades vary widely, but may not be equivalent between<br>
institutions.  Work is done by one person alone; by one person with one<br>
assistant; by teams of up to 10 editors.  Editors may be Assistant<br>
Librarian equivalent, or a mixture of professional, administrative and<br>
trainee.  One respondent says that aptitude is more important than<br>
grade.<br>
<br>
Average number of items input<br>
Ranges from 2 or 3 a week to anticipated figure of c.2000 per year.<br>
<br>
Time commitment<br>
In terms of staff, two institutions quote nearly 1 FTE per week and at<br>
least 1.5 FTE per week.  In terms if individual items, 10-20 minutes for<br>
adding and editing, with checking, clearing copyright, communicating<br>
with academics etc. taking up an additional variable length of time.<br>
<br>
Who inputs/upgrades the records?<br>
The general model is for academic staff or their support staff to do<br>
the basic inputting, and repository staff to do checks and upgrade the<br>
records before making them live.  However, most respondents say that the<br>
repository team will do all the work on request, and one states that in<br>
practice library staff do most of the inputting.  Two institutions also<br>
harvest records from sources such as PubMed.<br>
<br>
Does the repository team provide training for academic and support<br>
staff?<br>
All provide some degree of training, including formal hands-on<br>
sessions, practical demonstrations, drop-in sessions, detailed training<br>
documents and FAQs, and email/telephone helplines.  One respondent says<br>
that the process is pretty self-explanatory anyway.<br>
<br>
Is there a University mandate to deposit material in the IR?<br>
Four institutions report that deposit is still voluntary, with a<br>
general move towards a mandate.  The one institution with a full mandate<br>
comments that there is no adverse consequence for non-compliance.  One<br>
has a mandate to deposit citation only.  One has a ‘requirement’,<br>
but is waiting for the repository to be running effectively before this<br>
can become a mandate as a formal high-level statement.<br>
<br>
How does the repository team approach departments to supply their<br>
material?<br>
All are proactive to some degree.  Emails are used by most respondents,<br>
either to departments or to individuals.  Most spend time on advocacy,<br>
via presentations at departmental meetings, one-to-one and group<br>
sessions, meetings with School Head of Research, distributing flyers<br>
etc.  One institution is working on a faculty basis, and comments that<br>
it becomes easier to persuade others once a number of faculties are on<br>
board.<br>
<br>
What categories of material are included/excluded?<br>
Most say that they would<br>
 accept all categories of material, but all are<br>
restricting content to research output, and do not include learning<br>
materials.  The definition of research varies, and one institution<br>
comments on how difficult it is to know what to accept: they place an<br>
emphasis on high quality research, and therefore used to accept<br>
peer-reviewed research only, but HEFCE now recognises ‘grey<br>
material’ in the recent REF consultation.  Where theses are<br>
mentioned, most respondents include only higher degrees, and one<br>
excludes Masters.  Of the two who mention working papers specifically,<br>
one does include them, while one only includes them where they are<br>
equivalent in quality to published outputs.  One institution anticipates<br>
an increase in non-print-based outputs once they begin to work with the<br>
Art Faculty.<br>
<br>
Do you include pre-print/post-print/published versions of the<br>
documents?<br>
Most respondents specify post-print and published versions only.  One<br>
comments that pre-prints may never be accepted for publication, and<br>
would therefore not be a good advertisement for the university.  One<br>
institution is particularly keen to include copies of ephemeral items<br>
such as conference papers, working papers (important in fields such as<br>
economics) and publications from faculties.<br>
<br>
Do you include both peer-reviewed and non-peer-reviewed documents?<br>
All respondents accept both, but point out that not all categories of<br>
material would go through the peer-review process anyway.  If an item is<br>
not peer-reviewed, two institutions emphasise that it should represent<br>
equivalent research quality.<br>
<br>
Do you accept only full-text documents, or is a link sufficient?<br>
Two institutions prefer full-text, but all accept metadata only, with<br>
link provided where possible.<br>
<br>
Do you include material published before the author was at the<br>
University or after s/he has left?<br>
Two institutions include both; one includes neither; four would add a<br>
researcher’s previous output, of whom two would add later output if<br>
the author was a retired alumnus (not happened yet) or if the<br>
affiliation for the output was for the university.<br>
<br>
Under what circumstances would you delete documents from the IR?<br>
This is not generally considered to be a problem.  Potential<br>
circumstances include copyright infringement; offensive content;<br>
plagiarism; falsified research; national security.  One respondent also<br>
mentions withdrawing an item if it is replaced by a later version.<br>
<br>
How do you deal with copyright issues?<br>
Most mention checking SHERPA RoMEO database for publishers’ policies<br>
when dealing with journal articles.  Book chapters and conference papers<br>
are more complex to check, and non-print-based outputs are a particular<br>
challenge.  One institution is planning to talk to the PRS about music<br>
items.<br>
<br>
Whose responsibility is it to ensure copyright is not infringed, and do<br>
repository staff check anyway?<br>
Three respondents remark that it is officially the author’s<br>
responsibility, but in all cases the repository team take on the<br>
responsibility for checking published material in practice.<br>
<br>
How do you deal with co-authored works?<br>
There is less of a problem if co-authors are at the same institution<br>
(and co-authors can be picked up during the review/verification stage<br>
before going live, so the item will also automatically appear in their<br>
area of the repository), but one respondent pointed out that if there<br>
are many co-authors the item should represent a significant research<br>
output for the institution.  Where co-authors are outside the<br>
institution, one university asks the local author to gain permission<br>
from co-authors before the item is accepted, whereas another leaves it<br>
to the author to decide.<br>
<br>
How do you deal with embargoed material?<br>
All use the EPrints embargo feature to restrict until the embargo<br>
expires.<br>
<br>
How do you deal with sensitive material to which access is to be<br>
restricted?<br>
One institution advises not to deposit; one embargoes indefinitely,<br>
e.g. for theses; two mention the different levels of access provided by<br>
EPrints.<br>
<br>
<br>
What file formats do you accept?/Do you convert any to a different<br>
format?<br>
All accept any format.  Two convert everything to PDF, but store the<br>
source files in the background for preservation reasons.  Four mention<br>
specifically converting Word to PDF: one seeks permission from the<br>
author to do this, and uploads as Word if permission is not granted.<br>
Another mentions converting ZIP files to PDF.<br>
<br>
What means of subject access do you provide?/Who provides the different<br>
types?<br>
Six use uncontrolled keywords; four use LC headings (one specifically<br>
does not use LC headings, and one who does use them says they are not<br>
successful and plans to remove them); one uses broad Dewey; three<br>
mention departments/schools; one uses the RAE headings as ‘Research<br>
areas’; one recommends the use of controlled vocabularies for arts<br>
subjects, but does not police it; one would like to add controlled<br>
vocabulary keywords, but too much work retrospectively.  Uncontrolled<br>
keywords are generally added by the academics or taken from published<br>
documents; LC headings are usually assigned by the repository team (by<br>
the academics in only one case); the institution that uses Dewey makes<br>
it a mandatory element for the academics, but monitors for consistency.<br>
<font color="#888888"><br>
<br>
<br>
Sue Ashby<br>
Deputy Technical Services Manager (Books)<br>
University of Portsmouth Library<br>
Cambridge Road<br>
Portsmouth<br>
PO1 2ST<br>
</font></div><br>